Sprostowanie i uzupełnienie aktu stanu cywilnego

Podstawowym dokumentami z jakim do czynienia ma każdy obywatel Rzeczypospolitej Polskiej są akty stanu cywilnego. Dokumenty te stanowią zaświadczenie o najważniejszych z punktu widzenia prawa danych o każdej osobie takich jak imię i nazwisko, płeć, imiona rodziców czy też miejsce urodzenia. Przykładem wskazanych dokumentów są m.in. akt urodzenia, akt zawarcia małżeństwa czy też akt zgonu. Akty stanu cywilnego wydaje się w formie pełnej lub skróconej.  Dokumenty te, są o tyle ważne, że to na ich podstawie ustalić można np. wzajemne pokrewieństwo czy też pochodzenie. Niby jest to oczywiste i ze wskazanymi dokumentami nie powinno być żadnych problemów. Co jednak, jeżeli w dokumencie stanu cywilnego np. w akcie urodzenia pojawią się błędy? Wówczas okazać się może np. że nasi rodzice wcale nie są naszymi rodzicami (a przynajmniej tak wynika z aktu urodzenia) bowiem inne nazwisko jest wpisane w naszym akcie urodzenia a inne noszą nasi rodzice. Taka sytuacja nie jest wcale rzadkością w praktyce. Pamiętać bowiem należy o tym, że akty stanu cywilnego jak każdy dokument wypełniane są przez urzędników, a urzędnik jak każdy człowiek bywa omylny.

Tym samym możliwe są omyłki dwojakiego typu.

1. Błąd w akcie stanu cywilnego polegający na niedokładnym lub niepoprawnym wpisaniu jakiejś danej – np. błąd w nazwisku, pomylenie jednaj litery,
2. Faktyczny brak wpisania danej – brak wpisania np. nazwiska matki w sytuacji, gdy jest ono znane.

O problemie takim możemy nie wiedzieć przez długie lata do chwili, gdy potrzebny będzie np. nasz akt urodzenia w sprawie o nabycie spadku. Przed sądem bowiem musimy udowodnić nasze pokrewieństwo ze zmarłym spadkodawcą. Wówczas okazać się może, że Sąd nie będzie mógł stwierdzić nabycia przez nas spadku z uwagi na niewykazanie przez nas pokrewieństwa ze zmarłym - bo np. w akcie naszego urodzenia widnieje nazwisko inne niż spadkodawcy.

W takiej sytuacji jesteśmy zmuszenia do podjęcia kroków celem sprostowania lub uzupełnienia aktu stanu cywilnego (np. aktu urodzenia). W poprzednim porządku prawnym w takich sytuacjach orzekał sąd powszechny. W 2014r. weszła w życie nowa ustawa prawo o aktach stanu cywilnego na mocy, której o sprostowaniu lub uzupełnieniu aktu stanu cywilnego decyduje Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w którym dany akt powstał.

Sprostowanie aktu stanu cywilnego

Zgodnie z treścią art. 35 ust. 1 nowej ustawy

Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.

Tak więc zgodnie z cytowanym przepisem Kierownik USC może sprostować omyłkę pisarską w akcie w sytuacji, gdy błąd ten widnieje jedynie w danym akcie, w tzw. zbiorowych aktach stanu cywilnego (czyli dokumentach będących podstawą sporządzenia danego aktu stanu cywilnego) widnieje natomiast stan zgodny z prawem. Wówczas w formie tzw. czynności materialno-technicznej nastąpi sprostowanie aktu zawierającego błąd.

Problem pojawić się może natomiast w sytuacji, gdy także zbiorowe akty stanu cywilnego zawierają ów błąd lub też takich akt w ogóle nie ma. Wówczas do sprostowania błędu mogą posłużyć inne wydane akty stanu cywilnego pod warunkiem jednak, że dotyczą one zdarzeń (np. urodzenia) z datą przed wydaniem aktu zawierającego błąd. Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje Kierownik USC który akt ów sporządził. Opłata za sprostowanie aktu wynosi w chwili obecnej 39 zł.

Ważnym jest też kto ma prawo żądać sprostowania aktu stanu cywilnego. Do kręgu tych podmiotów nalezą bowiem:

1. Osoba, której akt dotyczy lub jej przedstawiciel ustawowy (np. rodzic lub opiekun),
2. Osoba mająca w tym interes prawny,
3. Prokurator.

Pod pojęciem osoby mającej interes prawny rozumieć należy każdą osobę, której sprostowanie danego aktu jest do czegoś potrzebne – np. sprostowanie aktu urodzenia zmarłej ciotki celem usunięcia błędów z nazwiska, tak aby brzmiało ono poprawnie tj. w takiej formie jak używają go jej spadkobiercy.  Sprostowanie jest natomiast niezbędne, aby Sąd mógł orzec o nabyciu spadku przez spadkobierców.

Uzupełnienie aktu stanu cywilnego

Procedura uzupełnienia aktu stanu cywilnego wygląda podobnie jak w przypadku jego sprostowania, z tą różnicą, że stosowana jest, gdy akt stanu cywilnego nie zawiera jakichś danych. Uzupełnienia aktu dokonuje tak samo Kierownik USC za wyjątkiem wypadków uzupełnienia aktu zgonu o godzinę lub datę zgonu. W takiej sytuacji orzeka Sąd w postępowaniu nieprocesowym.